Mobiles Scannen und Cloud-Systeme: BMF veröffentlicht neue GoBD

Die Finanzverwaltung hatte ihr Schreiben zur Neu­fas­sung der GoBD zunächst wieder zurückgezogen, doch am 28.11.2019 final veröffentlicht. Im Rahmen der GoBD, die bereits seit dem 01.01.2015 anzuwenden sind, werden Grundsätze für die Ordnungsmäßigkeit buch­führungsrelevanter IT-Systeme festgelegt. Im Folgenden finden Sie einige punk­tuelle Änderungen, die seit dem 01.01.2020 gelten:

• Ausnahmen von der Pflicht zur Ein­zel­auf­zeich­nung sind enger gefasst worden. Hier muss der Unternehmer nachweisen, dass die Auf­zeichnung je­des einzelnen Ge­schäfts­vor­falls aus technischen, be­triebswirtschaftlichen oder praktischen Gründen un­möglich ist.
• Die Erfassung von Belegen durch Fotografie (z.B. mit­tels eines Smartphones) ist möglich. Dies darf auch im Ausland geschehen, wenn die Belege im Aus­land entstanden sind oder dort empfangen wur­den. Entsprechende Ab­bil­dun­gen müssen am Bild­schirm lesbar sein.
• Werden aufbewahrungspflichtige Unterlagen in ein un­ternehmenseigenes Format konvertiert, sind ei­gent­lich beide Versionen zu ar­chi­vie­ren. Allerdings kann auf die Archivierung der Ur­sprungsversion ver­zich­tet werden, wenn keine Veränderung der Daten statt­fand, der Da­ten­zugriff der Finanzverwaltung nicht ein­ge­schränkt und der Vorgang in der Ver­fah­rens­do­ku­mentation dargestellt wird.

(aus: Ausgabe 03/2020)